Backup danych

W zeszłym roku co trzecia polska firma doświadczyła, jak dotkliwa może być utrata kluczowych dla działania fimry informacji. W odpowiedzi na takie wyzwanie powstaje coraz więcej usług umożliwiających wykonywanie kopii zapasowych zwanych potocznie backup  danych. Jedną z najnowszych ofert tego typu jest rozwiązanie firmy OSG Polska.

Badania przeprowadzone przy wsparciu kadry naukowej Politechniki Wrocławskiej na przełomie sierpnia i września 2008 roku pokazują, że zaledwie 8% z 470 przebadanych małych i średnich firm chroni ważne informacje wykorzystując do tego celu backup on-line. Tymczasem, według tych samych badań, aż 1/3 z nich w ubiegłym roku odczuła bolesne konsekwencje związane z utratą cennych informacji. W 19,5% przypadków były one związane z awarią sprzętu komputerowego, a 7,6% skutkiem nieumyślnego usunięcia przez pracownika.

OSG Polska należy do OSG Records Management Group z siedzibą w Londynie. W 2004 roku jej przychody wyniosły ponad 10 mln USD, a liczba obsługiwanych firm wynosi kilka tysięcy.

Tworzenie archiwum dokumentów

Tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych

Współcześnie, zdecydowana większość dokumentów wytwarzanych przez przedsiębiorstwa jest wytwarzanych za pomocą komputerów. Dopiero potem są one drukowane, podpisywane i w takiej formie przechowywane w teczkach aktowych (uporządkowanych zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt) jako dowód działalności. Co się jednak dzieje z pierwowzorami wydrukowanych dokumentów? Często pozostają one na twardych dyskach lokalnych komputerów do czasu awarii, zmiany użytkownika lub wymiany komputera na nowy. W przypadku gdy dokumentacja podmiotu  gromadzona jest w sposób tradycyjny to z punktu widzenia prawa nie ma konieczności zachowania elektronicznych wersji zgromadzonych papierów. Dlatego dokumenty elektroniczne zapisywane są często w przypadkowych, nieustalonych w instrukcji kancelaryjnej miejscach i często tylko przygotowujący czystopisy do podpisu urzędnicy wiedzą gdzie ich szukać.

Tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to proces składający się z wielu czynności, wśród których najważniejszymi są:

Przejęcie oraz przygotowanie dokumentów do skanowania
Skanowanie dokumentów
Indeksowanie dokumentów